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Atualmente não faltam soluções de tecnologia para melhorar o desempenho de uma empresa. Porém, para escolher a melhor solução para a sua empresa, é necessário conhecê-las. Assim sendo, separamos duas soluções em particular para apresentar: BPM e Workflow.
É muito comum que haja uma confusão entre BPM e workflow, afinal, os dois têm muito em comum, mas também possuem algumas diferenças. Neste artigo você entenderá o que é cada uma dessas soluções e o que elas cobrem.
Você sabe o que é BPM e Workflow? Continue lendo para descobrir como esses dois sistemas podem aprimorar o seu negócio.
O que é Workflow?
Tanto o Workflow quanto o BPM são utilizados para otimizar os processos de uma empresa. Ambos os softwares são focados em tarefas, automação e transferência de dados para a gestão operacional.
O Workflow, especialmente, é uma ferramenta de automação simples para automatizar ou organizar processos de um departamento e direcionar tarefas. Ou seja, limita-se à gestão dos processos, dividindo tarefas e determinado a melhor forma de realizá-las através de responsáveis específicos e designados para cada fase.
O Workflow, ou fluxo de trabalho, não envolve projetar nem modificar processos. Trata-se, na verdade, de encontrar o melhor método de execução do processo já existente para maximizar a sua eficácia.
Os principais benefícios encontrados no Workflow são:
- Gestão mais ágil;
- Comunicação interna simplificada;
- Estratégia transparente, que facilita o acompanhamento do progresso;
- Maior padronização nos processos;
- Produtividade otimizada;
- Menos erros durante o processo;
- Progresso de tarefa mais fluido;
- Custos reduzidos;
- Uma experiência de cliente ideal.
O que é BPM?
O Business Process Management, por sua vez, adota uma automação do fluxo de trabalho (workflow) mais estruturada, na qual incorpora esses workflows (fluxos de trabalho) com ferramentas de automação e capital humano.
É possível otimizar os processos em conjunto para torná-los mais eficientes e eficazes. Só que para isso, talvez seja necessário redesenhar os processos desde o princípio, a fim de encontrar o método ideal: desenho, gerenciamento de tarefas, fluxo de execução, análise, ajustes contínuos, integração com outros processos e muito mais.
Ou seja, o Workflow é apenas um gerenciamento de processos presente dentro do BPM.
Os principais benefícios encontrados no BPM são;
- Ajuda a reduzir a perda de tempo e recursos;
- Fornece mais compreensão dos processos de negócios;
- Melhora o desempenho das atividades;
- Entrega mais agilidade aos processos;
- Oferece operações mais eficientes;
- Ajuda a atingir metas mais ambiciosas;
- Permite o controle de processos complexos;
- Ajuda a simplificar operações complexas;
- Leva você à transformação digital.
Quais as diferenças entre Workflow e BPM?
O workflow está relacionado a uma sequência de tarefas, tanto manuais quanto de procedimentos automatizados (baseados em software). Já o BPM, está relacionado à execução e gerenciamento de processos de negócios.
O Business Process Management incorpora vários fluxos de trabalho, bem como ferramentas de automação e capital humano. Ou seja, um software de BPM utiliza o próprio workflow para criar um resultado final mais ágil e eficiente, através da capacidade de coordenar várias atividades e processos de forma integrada.
Se você precisa apenas automatizar ou organizar um processo simples no seu departamento, Workflow é a solução mais simples e ideal. Mas no caso de o seu departamento contar com vários processos interconectados, será necessário gerenciar muitas coisas ao mesmo tempo, além dos próprios fluxos de trabalho. Por isso, neste caso o indicado é usar o BPM.
Mas ao invés de escolher entre uma ou outra, é possível usá-las conjuntamente, afinal, uma completa a outra. Por isso, no primeiro momento, comece criando um workflow prático e então, com o crescimento das demandas, processos e afins, utilize o BPM + workflow para otimizar o desempenho da sua empresa.
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